A acreditação ONA (Organização Nacional de Acreditação) é uma certificação de qualidade que assegura que as instituições de saúde cumprem rigorosos padrões de segurança e qualidade no atendimento aos pacientes. Este guia detalhado visa ajudar sua instituição a entender as etapas necessárias para obter a acreditação ONA e como se preparar para cada uma delas.

1. Verificação de Elegibilidade

O primeiro passo no processo de acreditação é verificar se a sua instituição atende aos critérios mínimos exigidos pela ONA. Sem esses requisitos básicos, a organização não pode avançar para a avaliação. Aqui estão os pontos principais que sua instituição precisa garantir:

• Constituição legal: A organização deve estar legalmente constituída há pelo menos um ano. Isso significa que a instituição deve ter registros oficiais, incluindo o CNPJ, em conformidade com as leis brasileiras.
• Alvará de funcionamento: Este documento é emitido pelo município e autoriza o funcionamento da instituição. É essencial que o alvará esteja em dia, comprovando que a instituição está apta a realizar suas atividades.
• Licença sanitária: Emissão obrigatória pela Vigilância Sanitária, este documento atesta que a organização segue as normas sanitárias vigentes, fundamentais para garantir a segurança e a saúde dos pacientes.
• Licenças específicas: Dependendo da natureza dos serviços prestados (ex.: laboratórios, clínicas de imagem, hospitais), podem ser exigidas licenças adicionais. É crucial garantir que todas as licenças necessárias estejam atualizadas.
• Registro do responsável técnico: Este requisito garante que a organização tenha um profissional técnico registrado, apto a responder pela qualidade técnica e legalidade das atividades desenvolvidas.

2. Escolha da Instituição Acreditadora (IAC)

Após garantir a elegibilidade, o próximo passo é escolher uma Instituição Acreditadora Credenciada (IAC). Essas instituições são responsáveis por realizar a avaliação conforme os padrões da ONA.

Dicas para escolher a IAC certa: Verifique a experiência da IAC no setor de atuação da sua instituição. Solicite orçamentos de diferentes IACs e compare não só os preços, mas também os prazos de entrega e a qualidade do serviço prestado. Procure referências de outras instituições que já passaram pelo processo de acreditação com a mesma IAC.

3. Assinatura do Contrato

Com a escolha da IAC feita e após a proposta comercial ser aprovada, a próxima etapa é a assinatura do contrato. Este contrato formaliza a relação entre sua instituição e a IAC, estabelecendo responsabilidades de ambas as partes. É importante revisar com atenção os prazos, valores, serviços inclusos e possíveis cláusulas de reavaliação. Um contrato bem redigido garante que todos estejam alinhados sobre o processo de acreditação e suas obrigações.

4. Inscrição no Sistema ONA

Após a assinatura do contrato, a IAC realizará a inscrição da sua instituição no Sistema ONA, que é uma plataforma online que gerencia o processo de acreditação. Nesse momento, a instituição precisará confirmar todos os dados inseridos e acompanhar o andamento do processo diretamente pelo sistema. Dica: Mantenha uma equipe interna responsável pelo acompanhamento do processo no Sistema ONA, garantindo que todas as informações estejam atualizadas e os prazos sejam cumpridos.

5. Preparação Interna e Auditorias Prévias

Antes da visita de avaliação, muitas organizações realizam auditorias internas ou contratam consultorias especializadas para fazer uma análise prévia das condições e processos da instituição. Esta etapa é fundamental para identificar possíveis não conformidades e corrigi-las antes da avaliação oficial.

Benefícios de uma auditoria interna prévia: Detectar falhas ou áreas de melhoria que possam impactar a acreditação. Propor soluções e ajustar processos para garantir que a organização esteja em conformidade com os padrões ONA. Engajar a equipe na melhoria contínua e na importância da acreditação para o sucesso da instituição.

6. Visita de Avaliação

A visita de avaliação é uma das etapas mais críticas. Nessa fase, a equipe da IAC visitará sua instituição para avaliar se ela cumpre os requisitos dos padrões de qualidade e segurança da ONA. A visita será agendada previamente, e a organização deverá estar preparada para demonstrar como implementa esses padrões no dia a dia.

O que esperar da visita de avaliação: Avaliação in loco: A equipe avaliadora fará um tour pela instituição, inspecionando desde as áreas administrativas até as assistenciais. Entrevistas com a equipe: Serão realizadas entrevistas com funcionários e gestores para verificar o entendimento e a aplicação dos processos. Análise documental: A IAC verificará documentos como manuais de procedimentos, registros de controle de qualidade, protocolos de segurança, entre outros.

7. Relatório e Certificação

Após a visita de avaliação, a IAC enviará à ONA um relatório completo sobre os resultados. A ONA analisará o relatório e emitirá a certificação correspondente ao nível de conformidade da instituição:

• Nível 1 – Acreditado: Cumprimento de 80% dos padrões de qualidade e segurança.
• Nível 2 – Acreditado Pleno: Além do cumprimento dos padrões de qualidade, a instituição deve demonstrar gestão integrada, com processos fluindo de maneira eficaz entre setores.
• Nível 3 – Acreditado com Excelência: A instituição deve, além de cumprir os padrões anteriores, demonstrar uma cultura organizacional sólida voltada à melhoria contínua.

8. Manutenção e Recertificação

Após obter a certificação, a instituição deve realizar visitas de manutenção periódicas, conforme o nível de acreditação. Essas visitas garantem que a instituição continue operando em conformidade com os padrões estabelecidos pela ONA. Além disso, quando o certificado estiver prestes a expirar, a instituição pode iniciar o processo de recertificação para garantir a continuidade da acreditação.

9. Solicitação de Upgrade

Se a instituição desejar avançar para um nível superior de acreditação (ex.: de Acreditado Pleno para Acreditado com Excelência), pode solicitar uma avaliação de upgrade após um ano de vigência da certificação atual.

Benefícios da Acreditação ONA

A obtenção da certificação ONA traz inúmeros benefícios para a instituição de saúde, incluindo: Maior confiança dos pacientes: O selo de acreditação é um atestado de que a organização segue os mais altos padrões de qualidade e segurança. Melhoria na gestão interna: A acreditação incentiva a implementação de processos eficientes e integrados. Vantagem competitiva: Instituições acreditadas têm um diferencial no mercado, o que pode atrair mais pacientes e aumentar a credibilidade da marca. Cultura de melhoria contínua: A busca constante por excelência estimula um ambiente de inovação e aperfeiçoamento, beneficiando tanto os pacientes quanto os colaboradores.

Como a Soquasa Pode Ajudar no Processo de Acreditação?

Na Soquasa, oferecemos consultoria especializada para guiar sua instituição durante todo o processo de acreditação ONA. Nossa equipe de especialistas ajudará você a implementar as melhores práticas, corrigir não conformidades e se preparar para a visita de avaliação, garantindo que sua instituição atinja os padrões de excelência necessários para obter a certificação ONA. Entre em contato conosco e vamos juntos conquistar a acreditação ONA para sua instituição de saúde!